jueves, 20 de septiembre de 2018
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Meeting Design, el arte de hacer eventos
 
Meeting Design, el arte de hacer eventos
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03-may-18  Redacción Ekos   @revistaEkos
 
Esta es una nueva forma de ver la organización de un evento. El meeting Design es atreverse a ser creativo y alejarse de la monotonía.
 

Que nadie iba a perder su trabajo era el único mensaje positivo que la empresa tenía que comunicar a sus empleados durante la reunión. El resto serían malas noticias. Noticias de cambios, cambios en las posiciones, en los salarios, en el mercadeo. Muchos, probablemente muchos cambios.

Después de siete años de pérdidas en la empresa, el equipo gerencial de la compañía había ideado una nueva estrategia la cual era radical, y debían comunicarles a los empleados las decisiones que se iban a tomar. Estaban convencidos de la urgencia y la viabilidad de este plan, pero al mismo tiempo temían la reacción, la energía negativa, los períodos de resistencia y la pérdida de personal clave dentro de la organización. En lugar de tener una confrontación, querían que la reunión comenzará con una nota positiva, lo que llevaría luego a una discusión fructífera de sus planes, aunque el mensaje fuera difícil de comunicar.

Como en toda organización de una reunión, lo primero que hizo la compañía fue reservar un teatro como el lugar donde se realizaría el evento. Ubicarían en el escenario a los directivos, un atril, iluminación y una pantalla para la presentación del plan en Power Point, mientras que sus empleados entrarían al teatro buscarían un asiento y una vez ubicados, las luces irían se dirigirían al gerente general para comenzar su presentación. ¿Es lo lógico verdad?

Una vez que la compañía tenía resuelta la logística de la reunión, se procedió a contratar a los Meeting Designer (diseñadores de eventos), quienes al conocer el plan a comunicar tenían muchas preguntas pendientes, una las cuales era como iban a presentar las noticias que debían dar a sus empleados, sus estrategias y el plan a futuro que se debía implementar.

Para los diseñadores de eventos siempre necesitan tener primero la respuesta antes que la pregunta. ¿Era correcta la manera en donde se ubicarán los empleados para recibir el nuevo plan y los cambios que se iban a realizar en la empresa?  Si lo vemos desde el punto de la logística de un evento es lo más común hacerlo de esta manera. Si la directiva está ubicada en el escenario con los reflectores y los empleados en los asientos, da un claro mensaje de que, los empleados son solo una audiencia pasiva sobre lo que la directiva quiere transmitir y se crea una brecha con los colaboradores que están sentados en la oscuridad del teatro y sus directivos. Con el formato propuesto por la compañía el mensaje que estaban comunicando es que los directores son los importantes y son aquellos que están tomando la decisión de las vidas de sus empleados. Esto pudo crear una atmósfera de antagonismo, que era justo lo que la directiva quería evitar.

Sin embargo, usando la metodología de los diseñadores de eventos, a reunión se a hizo de una manera totalmente diferente. Todos los 450 empleados estaban sentados en el mismo escenario en dos grupos uno frente a otro.  Esto los hizo ser actores de su propio juego. En el centro había un pequeño pedestal con una cámara. Esto funcionó como una pizarra blanca y todo lo que estaba escrito en él se proyectaba en grandes pantallas. Los que hablaban estaban entre los dos grupos en las gradas y cada participante miraba de frente a sus colegas, creando un ambiente de compañerismo.

Esta manera de organizar la reunión permitió a los asistentes sentirse parte de las decisiones que se iban a tomar. De esta manera fueron protagonistas del evento y no sólo oyentes y ayudó que exista más armonía entre empleados y empleadores. El diseño del evento contribuyó a que la reunión sea exitosa, ya que se abrieron espacios de diálogos para poder discutir y entender las decisiones que se iban a tomar.

Esta historia muestra la necesidad de comprender las expectativas de los participantes como la de los dueños del evento (directivos), algo que hace que las reuniones difieran de otras formas de comunicación. Un factor crucial en los eventos es que los cuerpos de los participantes están fuertemente involucrados en el proceso primario de la comunicación. Igualmente, muestra claramente la necesidad del Meeting Desing a la hora de planear una estrategia enfocada a los resultados y no solo enfocarse en la logística y organización del evento.

El Meeting Desing implica romper los esquemas tradicionales de la organización de un evento, influenciar en el proceso del evento y en el comportamiento de sus participantes. Ideando características en el programa para alcanzar los objetivos de la reunión.  El Meeting Design es una nueva profesión que esta cambiado la manera de hacer los eventos y los grandes estrategas y pioneros de esta revolución profesional son los holandeses Eric De Groot y Mike van der Vijver. Ambos son autores del primer libro de Meeting Design, “Into the heart of meetings”. En este recopilan varios casos de éxitos y estrategias para crear la reunión perfecta. Esta es una nueva forma de ver la organización de un evento. El meeting Design es atreverse a ser creativo y alejarse de la monotonía.

Meeting Design
 
 
 
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