jueves, 20 de septiembre de 2018
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La gestión de documentos ¿un dilema organizacional?
 
La gestión de documentos ¿un dilema organizacional?
Mauricio Sola, Director Comercial
 
08-sep-16  Redacción Ekos   @revistaEkos
 
El día a día de un negocio genera una gran cantidad de información, la cual es evidenciada a través de la impresión física de documentos.
 
Este proceso genera múltiples costos asociados al negocio: impresión, fotocopia, digitalización hasta llegar a la acumulación de archivo. Bajo este escenario, sin importar el tamaño de su empresa, actualmente existen en el mercado empresas y soluciones que hacen posible cuantificar los costos con el fin de hacerlos visibles y empezar a controlarlos, logrando un manejo más eficiente, productivo y económico de su gestión. 

Datapro es un ejemplo. La compañía ecuatoriana con más de 25 de años de experiencia en el escenario local ofrece al segmento de pequeñas, medianas y grandes empresas soluciones de Outsourcing de Impresión, Digitalización y Gestión Documental, que se ajustan a sus necesidades y presupuesto. Mauricio Sola, Director Comercial, asegura que estas herramientas son un plus a la hora de disminuir recursos. “Hemos sumado a nuestro portafolio soluciones de hardware y software que nos permiten asesorarle y presentarle las mejores opciones del mercado para su plan de disminución de gastos en la gestión de documentos”.

Hacia una gestión eficiente de documentos: recomendación de DATAPRO
El primer paso es cuantificar cuánto gasta su negocio en la impresión de documentos y buscar asesoría externa para cotizar una solución de Outsourcing, que le permita disminuir gastos con la propuesta de ‘pague por lo que imprime’. El segundo paso es establecer conjuntamente con su proveedor las políticas de impresión dentro de su empresa como: crear usuarios y claves de uso, definir cuotas por usuario o departamento, predefinir impresión a doble cara al igual que  digitalizar a carpetas compartidas o a la nube, etc.

El tercer paso es identificar las áreas o procesos donde su organización imprime más o maneja una mayor cantidad de documentos en archivo físico. El objetivo será imprimir menos, establecer flujos automatizados de trabajo con documentos digitales, facilitar la búsqueda de información y además almacenar archivos digitales de manera segura.

Con estos tres pasos conseguirá ahorrar en promedio un 20% en su organización de documentos. Si bien es cierto, en un inicio, existe inversión en tecnología (hardware y software); no obstante, podrá evidenciar a corto plazo un mejor manejo de sus operaciones.  

 
Artículo perteneciente a: Revista Ekos - Sep 2016
 
 
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