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“Invítame a tu reunión y te diré quién eres"
 
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03-abr-18  Redacción Ekos   @revistaEkos
 
Las reuniones y eventos son un arma poderosa de comunicación entre los seres humanos, sin embargo, el éxito de éstas depende de cómo se comportan los participantes e interactúan entre sí.
 
Texto: Dominic Burgos
Foto: Eduardo Naranjo
Las reuniones y eventos son un arma poderosa de comunicación entre los seres humanos, sin embargo, el éxito de éstas depende de cómo se comportan los participantes e interactúan entre sí. Pero, ¿cómo trascender de los largos discursos y de las poco interactivas presentaciones? El Meeting Design es la respuesta y llegó para aportar un valor agregado a las formas tradicionales de hacer eventos, desde pequeñas reuniones internas de empresas, hasta congresos, convenciones, ferias e incentivos con miles de personas.

El Meeting Design es una nueva profesión -cada vez más demandada en la industria de reuniones-. Busca influenciar el comportamiento de los participantes y su experiencia, diseñando un programa innovador, para que a través del evento, se obtengan resultados. Ésta se ha vuelto cada vez más importante en las empresas, instituciones y organizaciones que buscan mayor rentabilidad.

En este sentido, y con el propósito de la “Meeting Design Week”, realizada por primera vez a nivel mundial, en la ciudad de Quito, Eric de Groot, uno de los más prestigiosos meeting designers a nivel internacional, visitó Ecuador para ofrecer una certificación- por primera vez en América Latina- con el objetivo de preparar a los profesionales en esta nueva manera de hacer los eventos.

¿De qué se trata el Meeting Design y cuál es su importancia? Hacer reuniones, para algunas empresas es un tema crucial. Si preguntamos a un gerente moderno cuánto tiempo dedica a una reunión, algunos dirán, alrededor de un 80%. Si hacemos un cálculo, el realizar un evento sin el Meeting Design es un enorme gasto de tiempo y dinero.

A diferencia de la organización  de los eventos tradicionales, que buscan la excelencia en la logística, el Meeting Design propone analizar de partida los resultados que se quieren alcanzar y con estos en mente diseñar un proceso más innovador, eficiente, divertido e interesante para todos los participantes. Éste busca crear cambios en las reuniones y eventos para incrementar la efectividad y eficiencia de éstas. Esto logra el Meeting Designer  trabajando directamente con el Dueño del evento, su equipo, los expositores, los participantes, y con el organizador del evento.

¿Cuál es la tendencia en América Latina? Es bastante nueva. Aún no me he cruzado con gente en Latinoamérica que conozca a fondo de qué se trata el Meeting Design. Sin embargo, he conversado con gente de Ecuador y de inmediato entienden que si cambian la forma de hacer reuniones y eventos, muchas cosas en su vida y la de sus clientes pueden mejorar.

Por eso me atrevo a decir que la tendencia sobre el tema, al menos en esta región, es la curiosidad y el deseo de explorar nuevas formas más efectivas de hacer reuniones. Será cuestión de tiempo que se siga esparciendo el conocimiento en este ámbito.

¿Qué deben tener las reuniones y eventos para ser más eficientes? El diseño de los eventos y reuniones es el futuro. Cada vez es más claro que las reuniones en vivo tendrán que ser más efectivas para seguir siendo estratégicamente viables. A menos que las reuniones demuestran su poder comunicativo único, las organizaciones desplegarán cada vez más soluciones tecnológicas remotas y reducirán los costos.

El  Meeting Design es una de las pocas innovaciones estratégicas que respaldan a la industria de las reuniones en su búsqueda vital para seguir siendo relevante. En los últimos años, tanto los organizadores como los participantes han comenzado a reconocer progresivamente el poder y la efectividad de los programas de reuniones bien diseñados.

Planean abrir una oficina de Meeting Design -“Mindmeeting”- para América Latina en Ecuador. ¿Por qué se escogió este país para hacerlo? Luego de abrir nuestra última oficina en Taiwán, Ecuador es el siguiente paso para hacer crecer nuestro negocio. Tener un buen partner en Quito, nos facilita llegar a los tomadores de decisiones y difundir esta tendencia. En el país, ya estamos ofreciendo servicios de "Diseño de Reuniones" con una de las agencias más conocidas e innovadoras del mundo en este segmento: MindMeeting, a través de Meet Your Way.
 
Artículo perteneciente a: Revista Ekos - Abr 2018
 
 
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