El mensaje de un espacio de eventos

Una de las acciones de vital importancia para un diseñador de reuniones (Meeting Designer) es capturar los mensajes que los espacios de eventos les comunican. El mensaje del venue, como se llaman a los espacios en inglés, es importante porque influye en los comportamientos de los participantes de un evento. Y a su vez, estos comportamientos pueden hacer que las reuniones sean más o menos exitosas.

¿Pero cómo funciona esto? Imagina que dentro de tu cabeza tienes una gran red para cazar mariposas que te permite capturar cosas escurridizas de la nada. O tener un par de orejas grandes fuera de lo ordinario que te permite escuchar y sentir lo que un espacio te dice en el momento de ingresar al mismo y al evento.

En la práctica, un diseñador de eventos se encuentra muy a menudo, que el organizador de eventos ya tiene el espacio reservado y organizado. Y en muchos casos, el mensaje que el lugar o espacio del evento comunica a los participantes en la reunión, no se ajusta a los objetivos de la misma. En ese momento, como diseñador de reuniones, se tiene dos opciones: o se convence al propietario del evento para que revise su elección, o tendrá que profundizar en el lugar y adaptar su mensaje a los propósitos del evento.

La foto adjunta se trata de una reunión en un hotel algo monótono, a unos 10 kilómetros de una ciudad europea de tamaño medio y típicamente agradable. Los organizadores quieren que sus participantes tengan un intercambio abierto sobre cuestiones conflictivas y que desarrollen sus puntos de vista compartidos sobre un tema en específico de la empresa. Una vez que entran los participantes en la sala de reuniones, deben golpear en una mesa grande, llena de tazas con una gran variedad de hierbas, especias y otros ingredientes para realizar “pociones mágicas”. Todo el lugar huele a un mercado de especias en Estambul.

Todos los olores contrastan perfectamente con el entorno sin vida. Ese contraste abre ventanas imprevistas en las mentes de los participantes, como lo demostraron en sus debates y discusiones durante el evento. Los participantes usaron las hierbas expuestas para preparar la poción mágica que resolvería los conflictos pendientes.

A diario se llevan a cabo muchos eventos para inspirar a la gente o para ayudarlos a compartir ideas o solucionar conflictos, sin embargo cuando se organiza el evento no se toma en consideración el espacio a utilizar para que los mensajes y el ambiente del evento sea propicio para llegar a los objetivos planteados por el dueño del evento.

El Meeting Design implica romper los esquemas tradicionales de la organización de un evento e Influenciar en el proceso del evento y en el comportamiento de sus participantes, ideando características en el programa para alcanzar los objetivos de la reunión. El Meeting Design es una nueva profesión que está cambiado la manera de hacer los eventos y los grandes estrategas y pioneros de esta revolución profesional son los holandeses Eric De Groot y Mike van der Vijver. Ambos son autores del primer libro de Meeting Design, “Into the heart of meetings”. En este recopilan varios casos de éxitos y estrategias para crear la reunión perfecta. Esta es una nueva forma de ver la organización de un evento. El meeting Design es atreverse a ser creativo y alejarse de la monotonía.

¿Deseas que te diseñemos tu evento? Para mayor información: norma@meetyoourway.com

Próximas certificaciones:

Nivel 1:

26 y 27 de noviembre del 2018

Nivel 2.

29 y 30 de noviembre del 2018